ERP太重、OA太烦、CRM没人用？小公司怎么选“能用起来”的工具？

咱今天不聊高大上的“数字化转型”，也不谈什么“企业信息化战略蓝图”。

就一个最朴素的问题——我们公司小、人不多、事不少，想选点工具来管管流程、客户、财务，结果用着用着就想砸电脑。

熟不熟这个场景？

ERP上线半年了，库存还是乱的，销售开单还得微信截图；
OA天天打卡审批，流程一多效率还慢了；
CRM导了一堆客户数据，销售团队一个都不更新，还回头拉群开Excel；

老板一拍桌子：“系统这么多，有一个是真正帮上忙的吗？”

这就是很多小公司在“选系统”这件事上走过的坑：

想高效，反而更累；
想统一，反而更乱；
想规范，反而卡流程。

今天我就带大家搞懂——

小公司到底该不该用ERP、OA、CRM？用的话怎么选？选了怎么落地？要避开哪些坑？

ERP

一、大多数系统，真不是为“小公司”设计的

这话说出来，厂商可能不爱听，但这是实情。

ERP也好，OA也罢，CRM更别提，

大多数软件一上来就是“流程建模、权限设定、模块对接、数据整合、BI分析、KPI联动”，

你一个刚成立两年、员工十几号人的小团队哪整得起这个大阵仗？

你想解决的是：

进销存要顺；
报销审批别太慢；
客户信息集中别乱丢；
财务对账别总对不上。

但你买来的系统却是：

一堆你用不上的模块（资产管理、预算控制、费用共享）；
一堆你根本没人维护的字段（公司规模、纳税等级、信用评级）；
一堆你听不懂的名词（主数据、流程引擎、中台联动）。

CRM

结果就是：工具太重，操作太烦，人手又不够。

说到底，小公司最怕的不是没有系统，而是花了钱、人用不上，变成负担。

二、小公司到底该不该用系统？

当然该，但要用得“聪明”

我从来不反对小公司用系统，相反，越是人少事杂的公司，越该靠“数字工具”来替自己分担。

但要用得对，就要换个思路：

小公司不是选“最全的系统”，而是选“能用起来的系统”。

这句话很关键，咱慢慢拆解。

三、ERP、OA、CRM这三套系统，

到底是干啥的？小公司该怎么选？

很多老板压根搞不清楚这三者的区别，选工具就像抓阄。先给你说清楚，别再混用了。

ERP系统：

让你“管得住货、看得懂钱、跑得顺流程”的核心系统

ERP就是帮你把公司的“进货、卖货、发货、收款”这整条链条串起来，不靠人记、不靠群聊，全在系统里跑，有记录、有流程、有逻辑。

小公司到底用ERP干嘛？

你可以先问自己下面几个问题：

仓库的库存到底是多少，卖出没卖出、缺货没缺货，心里有数吗？
销售下了单，采购知不知道？仓库备没备货？发货发了吗？财务回款了吗？
一笔订单利润到底是多少？进货价多少，销售价多少，毛利是多少？
本月赚了多少钱？货卖出去多少？应收账款多少？库存积压多少？

如果你经常靠“感觉”来回答这些问题，那你就真的该上ERP了。

ERP能帮你解决什么事？

进销存清楚：进了多少货、在哪个仓、用了多少、还剩多少、快过期没。
采购有流程：谁下单、谁审批、谁收货、谁入库，一清二楚。
销售闭环：客户下单、生成销售单、出库单、开票、收款，环环相扣。
成本算得清：每个产品的标准成本、采购成本、实际成本，一目了然。
财务同步：应收账款、应付账款、对账明细、利润分析，都能自动生成。
库存准确：不靠人脑记库存，不靠仓管拍脑袋凑单，系统精算。

小公司用ERP最容易踩的坑：

以为“功能越多越好”，结果上线三个月还没跑起来。→ 小公司80%的ERP需求，其实就集中在“进销存+采购+销售+基础财务”四个模块。 → 你根本用不到“制造执行、预算控制、资产管理”这些复杂功能。
选了一个“行业大系统”，但自己根本没那个IT能力运维。→ 比如SAP、金蝶云星空这种，其实更适合中大型企业，小公司搞不起。
想拿ERP来管人、考核、算绩效，最后啥也没搞清楚。→ ERP是管“货、钱、单据”的，不是HR系统，不是OA系统，也不是老板的“电子算盘”。

OA系统：

让“请假、报销、流程审批”不再靠微信群和Excel走来走去

OA的本质是“内部协同”，它不管客户、不算利润、也不记账，但它能让人和人之间的沟通、审批、事务变得有记录、有流程、不出错。

小公司最常用OA干嘛？

打卡考勤：上下班打卡、请假审批、考勤汇总；
报销申请：发票拍照上传、审批流程走一遍、财务打款；
用章申请：盖公章、合同审批、有据可查；
公告通知：不用拉群，一个公告发全员、谁看了系统都有记录；
合同管理：上传、归档、权限控制，避免丢文档；
流程审批：用表单设流程，谁发起、谁批、多久超时一目了然。

ERP

小公司最容易把OA用错的地方：

OA一上来就搞十几个流程，复杂程度跟法院起诉一样→ 请个假走5级，报个销要等3天，这不是效率，是流程癌。
以为OA能解决公司没规矩的问题，结果反而流程越来越烂。→ 管理靠机制、文化、拍板，OA只是“形式化记录”，不是“治理能力提升工具”。
没人维护流程模板，系统上有30个审批单，只有3个在用。→ 冗余流程会把员工逼回“线下”。

CRM系统：

让客户线索不再只存在销售手机里

CRM就是“客户关系管理系统”，它让客户从“加了微信”变成“在系统里有标签、有过程、有记录”，避免人走客户跟着走，跟进全靠印象流。

CRM能帮你做什么？

客户信息管理：姓名、联系方式、公司、来源、意向等级一清二楚；
跟进过程记录：聊了啥、约了几次、发过报价没、下一步是什么；
销售过程追踪：漏斗管理：线索 → 商机 → 报价 → 成交 →回款；
客户转交留痕：销售离职/换人，客户转给别人，过程不丢；
提醒回访/催单：重要客户设置自动提醒：7天未联系、合同快到期、付款未到；
销售数据分析：谁跟进最勤？哪个客户转化率高？一看报表就明白。

CRM最常见的用法错误：

销售说“我有微信，不用系统”，CRM就沦为摆设。 → 没有“使用机制+激励+强制”，销售不会主动用系统记录。
功能太复杂，客户资料、字段、标签全堆一起，没人愿意填。→ 销售只想知道：这客户是谁？我该跟进啥？能不能成交？其他都是噪音。
老板以为CRM能自动搞定业绩，其实你连商机阶段定义都没设清楚。→ 商机漏斗、客户分级、跟进频次，得你自己设清楚。

四、小公司选工具的“三个核心原则”

原则一：选“能上线”的，而不是“能集成一切”的

小公司资源少，千万别被销售一忽悠就选了个“全功能平台”，结果：

功能多：上线时间久；
接口多：维护费用高；
权限复杂：内部还得专人管系统。

建议：

选即开即用型系统，功能少也没关系；
能做起来80%业务，就可以用；
剩下20%手动做也比“工具瘫痪”强。

原则二：选“谁来用”而不是“能干啥”

很多工具的问题不是功能不强，而是没人用！

ERP太复杂，仓库说：“我就扫个条码，搞这么复杂干嘛？”
CRM没人填，销售说：“我打电话一天下来还得补记录，烦死。”
OA流程过多，员工请假要跑5级审批，干脆不请了。

建议：

选工具的时候拉上要用的人一起试；
能不能移动端操作？能不能微信提醒？流程能不能简化？
别让工具“成为负担”，而要“能救命”。

原则三：先统一流程，再选系统，而不是反过来

别想着系统能帮你“捋流程”—— 你流程都没搞清楚，上了系统就是“流程更乱”。

正确顺序：

先手工跑通你的流程（比如销售提单→采购→出货→收款）；
明确什么节点要控制、什么节点要记录；
再去找能把这个流程“固化”的工具，哪怕是个表单工具。

系统不是“万能管家”，它只是“流程的自动执行者”。

别以为“选系统”是IT的事，老板要亲自参与！

最后一条建议，写给老板：

你不懂技术没关系，但你一定要知道：

系统解决的是“你想管什么、怎么管、谁来用、用完怎么改”；

这四个问题你不亲自想明白，再好的软件也救不了你。

所以，不要甩锅给IT或外包顾问，不要“听别人怎么选”就跟着选。

你公司独特的业务逻辑，只有你自己最清楚。只有你参与进来，选出来的工具才是——真有用，不鸡肋。