EHS管理之--文件管理
管理是需要在自己的职责范围内将物流、资金流和信息流调整到最优最高效的状态。无论是成本管理、运营还是EHS，都是在这样的原则下进行不断的优化和提升效率。而在EHS的日常管理中对于信息流的管理最重要的部分就是对于EHS文件的管理。ISO中对于文件的定义是：信息及其承载的载体。
为了确保文件的统一性规范性和高效性。我们需要建立一套对于文件管控的标准流程和规范。来去避免文件在传递和变化过程中出现偏差和错误。这是我们对于EHS文件管理核心诉求。笔者根据ISO的要求以及日常工作的经验为大家整理一些关于文件管理的tips。
文件的内容
为了避免引起误会，笔者所说的文件管理我们圈定在EHS管理中对于方针、政策、流程和操作规程以及相关记录的管理。其他的文件或者信息。我们以后再仔细展开。首先，方针政策是根据公司的战略和愿景而建立的公司对于内外相关方的沟通的书面文件；一般方针政策会承诺公司的行为会通过一个什么样的原则、以什么样的方式实现一个什么样的理想状态或者成为一个什么样的公司。它的存在是所有EHS管理的核心和根本目的。许多EHS人觉得方针政策都很虚没有实际意义。其实它相当一个定调；框定了EHS需要按照什么样的风险判定标准、用什么方式实现公司的战略和愿景。一般会提供两个标准。一个是风险的可接受标准；另外一个是行为的规范。其次，流程是根据方针政策的大原则，开展风险识别后，识别的无法通过工艺和技术手段消除的公司不可接受风险的管理性控制方法以及其他期望通过标准化工作流对管理活动中可预见的风险进行避免和监控的手段和方法。因此流程的核心目的是规范和标准化作业的工作流。该工作流中有避免出现错误和监控设计和控制点。因此，一般的流程会有相应的职责以及方法和要求；这点与操作规程是有区别的。操作规程是为了完成某个具体的工作并确保按照标准工作步骤进行的行为产出稳定的输出。因此，其关注的更多的是操作的步骤的标准化。笔者碰到许多人对于流程和操作的区别有混淆。最后，其他的相关记录、表单等是为了对于操作过程的行为进行可溯以及规范的信息。
文件的要求
ISO中对于文件管理的要求是具备可溯性、规范性和关联性，虽然没有明确提到但是笔者认为文件的高效性也很重要。首先，对于文件的可追溯性是希望文件的建立、审核、修改、发布、接收、更新、培训、执行和废止的各个环节都具备有迹可循。有明确的相关记录。这就需要我们对于文件的管理流程中对于文件的每个环节进行规范确保满足要求。比如文件的创建应该有一个固定的格式和标准；许多公司甚至细化到文件使用的字体、格式以及内容框架都进行了标准化；文件建立、修订、评审和废止都应该有具体的审批和确认的标准规范；通过这些规定让文件有清晰的方法和步骤来实施。而文件的发布也应该有清楚的要求和条件。确保文件发布的权威性。文件的接收环节需要根据被接收方与文件的重要度进行分级。通常来说对于所有文件需要有一个交接的记录和旧文件回收的记录等；还需要根据重要度的关系要求文件的接收是属于精通、熟悉、了解的不同级别采取不同的行动。比如精通需要进行培训并完成相应的考核、熟悉需要对文件内容有清楚的掌握必要的话也需要有简单培训；而对于了解的要求可能比较低就是需要签收即可；这里重点说下旧文件的回收，笔者初入职场觉得没有必要，其实从标准体系的要求以及实际情况来看，如果旧的文件没有及时回收会造成现场指令的错误，许多岗位使用文件版本不一的情况。因此还是非常有必要的。
文件的关联性
通过前文的描述相信大家应该能看到不同级别的文件之间关联性有一点感觉；公司的方针政策有点像树的主干决定树的大概形状和轮廓，而流程相当于树的各个枝条；负责让每个方位的信息和管理有规范固定和标准的路径来传递；其与主干进行关联来为主干提供保障。而各个操作的流程更像树的树叶确保每个操作单元有稳定的输出和工作。而这些操作规程与其相关的枝条进行关联。这些关联就决定了任何一个级别的文件发生变化相关联的文件都需要进行必要的调整。通常文件管理中通过文件编号的规范和关联连接。另一方面也可以通过流程中的相关文件来提示文件间的关系。
文件的系统化
笔者一直认为理论上所有的流程（程序）通过标准化的运行后，都可以考虑将管理系统化，一个好的程序文件可以轻易的通过IT的技术让过程系统化；不仅仅可以有可追溯性也可以减少或者避免人为的失误和遗忘。文件的管理经过这么多年ISO的要求和标准化过程。应该也可以形成一个非常实用的系统化管理工具。我们建立的是管理系统，但是很多的系统仅仅能实现存储的简单功能，没有体现管理的概念；更无法将文件管理的程序通过系统来实现。系统应该还有一个反馈功能（在我离开的时候还没有完全实现但是已经规划完成）就是会形成一个dashboard给到不同级别的管理员和管代。会显示文件系统中文件的整体情况；比如文件浏览的次数；哪些部门和个人对于文件的浏览量以及文件被下载的人（方便文件版本更换）当然文件创建、更新、废止等数据也可以通过看板实现。让我们在文件管理的同时可以对文件的实际效果和作用有一些数据支撑。还有一些其他的作用各位看官可以自行脑补。
着现在AI技术和IT技术的迭代和升级。文件管理的过程可以借助技术的手段实现我们原来必须人工的繁琐步骤。也是对于文件管理效率的提升。文件管理的内容如果要详细说可能内容也不是简单这些文字可以说清楚的。文件管理往往是EHS人的基础工作，很多企业不太重视因为没有明显的绩效。因此很多企业和个人也不愿意投入精力去做。但是笔者认为这些基础的工作对于后期的管理是非常有帮助的。如果各位EHS的人有精力可以先从这些基础的工作开始。逐步完善和建立自己的管理矩阵。