5分钟带你走出物料编码的误区

对于制造企业而言,物料管理的地位是不言而喻的。成千上万种物料,如果没有可做唯一标示的物料代号,而仅靠物料名称或者其它途径作管理依据,很难想象企业如何合理管理物料。要实现物料的科学管理,物料编码是基础。

物料编码对于制造企业而言,是一项非常专业而艰巨困难的工作。物料编码一旦出错,后续修改也相当的困难,所以物料编码相当于大厦的地基,一开始就应该务必正确,或应该花更多的时间在上面。物料编码的正确/成功与否,是整个ERP信息化实施成功的基石。


一、编码的目的

给物料编码,就像给人取名,取名的目的首先是能够和其他人区别开来,然后要好读、好听、好记、好写,好用。

好读:即没有生僻字、多音字等,让每一个人都能够正确读出你的名字,否则每听到别人叫错你的名字一定不爽,与自己不利,也给别人带来麻烦;

好听:不仅仅是听起来动听、悦耳,更主要的是当你读出来后,别人能够马上知道是什么字,怎么写的;

好记:便于记忆,有一定的规律,如串起来是一个词,或者一个地名等;

好写:即名字要大家都能够写出来,电脑也能够输进去,不然,办什么事总要比别人花费多一些时间,有朋友因名字的一个字电脑中没有,机票上的名字和身份证不符,每次都要手写、盖章,非常麻烦;

好用:当有了前四个条件自然就好用多了。

给物料编码,目的就是要好用,一个好用的编码自然也要好读、好听、好记、好写。


二、对物料编码的两大误区

1、要求物料编码表述大量的信息

部分企业由于缺乏物料编码的经验,在制定编码规则的时候,往往希望制定出一套万能的、一见到编码就可以知道物料所有情况的规则。包括物料种类、属性、供应商信息,甚至包括存放仓库的信息。这些对于编码的过高期望,都是由于没有编码制定经验造成的。期望越高,失望就越大。编码就是编码,它无法表达其根本无法承载的过多信息。

2、把制定编码规则的工作交给个别人或部门去完成

企业的管理层往往习惯把编码工作交给技术部门或者某个资深员工来主持完成。这种做法忽略了一点,编码真正使用最多的是物料管理部门、财务部门,而非制定编码规则的技术部门。制定物料编码,应该联合技术部门、物料管理部门、财务门,组成制定团队共同完成。


三、对物料编码的几个基本原则

1.统一性原则:一个组织内只能使用一套物料编码,以方便组织内不同企业间的数据交换;

2.唯一性原则:即一种物料只能有一个编码,同样一个编码只能对应一种物料;

3.严谨性原则:所有物料编码的建立需要授权专人负责,以便保证其正确性;

4.终身制原则:即使某物料以后不再使用,其编码也不能重新分配给其他物料使用;

5.简单性原则:编码必须简单,一套复杂的编码体系需要昂贵的学习成本,也不利于推广;

6.清晰性原则:编码中使用的字符必须能够清晰辩识,避免使用容易引起混淆的字符,如字母“O”和数字“0”,字母“Z”和数字“2”,字母“Q”和数字“0”等;

7.扩展性原则:考虑预留足够的扩展空间,便于以后新增的物料能够继续使用该编码体系。


四、物料编码的技巧

1、编码规则需尽可能反映物料大类。

物料大类可以让我们对物料的类别有一个直接的判断。比如我们每天都在使用移动电话,如果我们看到139号段的号码,就知道是移动的来电。

大类的划分原则往往是:

第一码:产成品、半成品、原材料、辅料、低值易耗,主要供财务使用;

第二码:真正的类别,依据企业不同的情况具体制定。

2、编码需要长短适中。

按照人的记忆习惯,7-13位的编码是比较合理的。

3、尽量不要使用有特别意义的编码。

很多物料编码的初衷是为了清晰明了地表述物料,如将钢板编码成GB,简单易懂。但随着物料种类的增加,以GB编码的物料也不再仅限于“钢板”,“钢笔”就以GB命名。

4、避免使用难以交流和区别的字符。

文字代表了中华民族博大精深的文化,拼音更被誉为世界上最复杂的字符之一。如果单纯通过拼音字母,如G和J,很大部分人会因为不标准的发音而难以进行区分。另外,字母L的小写打印出来以后和数字1没有区别,O打印出来后和数字0没有区别等等。我们在制定编码规则过程中,要尽量避免使用这些容易产生混淆的字符。

5、不要把可能变动的信息编入编码。

什么是可能变动的信息?举个最简单的例子,现在很多企业将员工编码规则定为:部门号+流水码。个人认为这是最不合理的编码,员工如果发生人事变动或者岗位变换,编码就无法准确表述其所在部门。如果员工的人事和岗位变动频繁了,编码反而成为企业的困扰。

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