超全面的物料编码原则

导读:结合企业信息系统支持的水平,将过去手工编码与现代化信息系统共享结合并做到扬长避短,帮助用户快速查询、检索、录入,易读,易记和易识别是我们物料编码的基准。


物料编码的用途:


识别唯一性,信息沟通与交流的标准语言;


提高物料计划、控制及仓储收、发、存等管理效率;


快速查询、检索、录入、排序、易读,易记和易识别等辅助需求;


结合企业信息系统支持的水平,将过去手工编码与现代化信息系统共享结合并做到扬长避短,帮助用户快速查询、检索、录入,易读,易记和易识别是我们物料编码的基准。


一、考虑物品分类需求。


根据企业物料数据级别,分别针对成品与原材料制定相应的编码规则,如大、中、小三级分类(具体使用几级,每级几位容量据企业物料特征分析),再辅之以流水号,一般常规企业都够用了!


Eg,以大、中、小三级分类为例,其中大类在1位数(10以内),中、小类根据情况可又是一位或二位(100以内),流水号5位,即支持企业最多十万个分类,每个小类十万的物料编码容量,一般常规企业绰绰有余了!在应用中,一般企业员工一周内即可对企业分类熟记于心,当员工在录入或查询时通过输入前面几位分类代码,再加上一个通配符即可快速定位目标物料;编码原则如此设计,可以最大限度的满足用户查询、快速录入的需要。提高工作效率50%以上。


信息系统还有一个特点,就是能做到信息一次录入,平台与协作团队共享,对于企业原来在手工编码中积累起来的编码规范,可以加以利用,如规范物品规格、目录册项或者描述规定,并记入信息系统,既满足了编码与规则修撰的频次与工作量,也提高工作效率。


二、应考虑可扩展性的需要。


编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。例如贴片物料的封装,现在主要用的是0805,0603,可能以后会逐渐使用0402和0201的,那么在编码原则中应当为这些物料留出余地。


三、多少有别,巧用“其他”分类。


在考虑到物料的分类过程中,有时候一个小类只有一个物料,甚至一个大类都只有一个物料,针对这种情况,若给其一个大类或小类编码的话,给人一种占着茅坑不拉屎的感觉。我们在编码时,没有必要为这种罕见的物料进行专门的编码。完全可以把这些罕见、少用的材料合并在一起,用其他类来表示。


一方面,可以减轻用户记忆的压力,毕竟要记住这些意义不大的字符,有点困难;另一方面,由于其物料比较少,而且不经常用,把他们归为一类,不会影响用户的查询效果。


利用其他分类,就给人一种“化腐朽为神奇”的感觉。企业若在物料编码时,给每个种类的物料都编一个其他的分类,则,把一些常用的零件按其正常情况分类,把罕见的材料、不经常用到的材料和很难分类的材料,都合并到其他类中,可以减少用户很多的工作量,并且使用效果不会受到影响,事半功倍,何乐而不为呢?


四、变动属性不应纳入编号。


有些资料之某项属性如果在未来有可能发生变动,则绝不可将该属性纳入编号中。否则,一但发生变动时,是否要修改编号将会成为十分困扰的抉择。例如物品的规格参数,责任部门,其它如客户所属之责任区,业务员的所属区域...等等皆是如此。正确的方法,应将这些属性另设独立的栏位表达。


五、不要寄希望通过编码信息反映物料的具体信息或全部信息。


我们说的物料基本信息,一般包括两部分内容,一是物料的种类信息,如包装材料还是零件;另外一种是物料的具体信息,如其规格、尺寸、颜色、供应商等等。我们在物料编码中,要把种类信息纳入其中,而对于物料的具体信息不应该纳入其中。


有些用户,喜欢把物料的供应商放入到编码信息中去,如此的话,看到编码就知道该下个哪个供应商。这看起来是蛮方便的,但是,实际上,会产生其他很多的错误。


如当该零件有多个供应商时,则会需要编写多个编码,供应商越多,编码越多;其次,当该零件多个供应商没有区别,每个客户都可以使用时,则编写BOM会遇到麻烦,不知道用哪种零件为好,虽然,可以指定一个供应商为默认的供应商,其他的作为替代件来解决,但是,这也与企业实际管理有点差异,替代件的话,永远会只在被替代件无法满足需求的情况下,才会考虑。而有是企业需要进行供应商之间的平衡,若如此编码,ERP系统就无法满足企业的需要。


可见,若把物料的具体信息放入到物料编码信息中去,企业很可能会搬起石头,砸自己的脚。一般情况下,只有客户指定需要某个供应商的零件进行生产,才会考虑把这个供应商的信息放入到编码中去(有时候,有些客户会出于种种原因,如企业某个供应商是其子公司等原因,要求企业指定有某个供应商的零件),遇到这种情况,企业为了管理上的准确问题,可以把这些材料分离出来编一个新的料号,而不是将供应商信息编到物料编码规则中。所以不要尝试把供应商信息纳入到物料的编码规则中去。


物料的其他信息,如颜色、规格等,也如同上面的例子,一般也是不纳入物料编码的规则为好。


六、能用数定的不用字母,能用字母的不用汉字。


打中文速度快,还是打英文速度快?当然是英文速度快。


打中文准确率高,还是打英文准确率高?当然是打英文准确率高。


中英文混输快,还是光输入英文或者中文速度快,并且准确呢?当然是后者快而准确。


较之数字小键盘,数字在速度和准确率方面又更胜一畴


既然如此,我们为什么要在编码中,加入几个中文汉字呢?


有些企业由于用户的文化水平普遍不高,平时不怎么接触英文,所以,在物料编码时,他们希望通过利用中文来进行表示。这在实际工作中,非常的不方便。


查询时我们要求的就是快而准确,若我们在输入编码时,非常的费时,而且容易出错,那我们要物料编码还有什么意义呢 ?


七、在编码信息中,避免使用特殊符号。


编码中尽可能不用-、#、*等这些无意义的符号(只是为了区分编码的段,而没有任何含义),因为这些符号不便于电脑输入,而且会使编码太长;如果使用字母和数字混和编码时,应避免使用字母O、I、Z等字母,以免书写时与0、1、2相混淆;


八、长短应适中。


物料编码不应该太长,若太长的话,一方面是不容易记忆,要用户记住一长串没有互相没有联系的字符,是一件痛苦的事情,我们千万不要把痛苦强加在用户身上,不然,到最后,他会加倍的还给他们。另一方面,进行输入查询也比较麻烦。


一般情况下,我们建议,编码长度最好不要超过12位,若像身份证这样18位的话,输起来够让人头疼的。 那如何能够使得长度不超过12位呢?用户可以从如下几个方面考虑:


1、在物料编码中,编码时,不要想把全部信息都纳入其中。在上篇文章中,笔者也强调过,在编码时,只要考虑物料的大中小类即可,如此的话,12位已经足够使用;若把物料的颜色、尺寸、供应商等信息都包括进去的话,20位都不够。


2、在物料编码时,每一为都要仔细考虑,这时候不要怕被别人说小鸡肚肠。在满足扩展性要求的基础上,位数越少越好,能够7位解决的,就不要用8位。别看只差一位数字,要知道物料编码在ERP各个功能中都要用到。根据有人统计,一个采购员用户在修改采购单、库存查询、对帐等操作时,平均每天需要用到的物料编码都是数以百计的,有的更达到千次的使用率,若这么累积下来,看看一天要多输多少字符,若每个编码都节省一个字符的话,一个月下来,可以节省多少时间。


3、可以为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时,可以为不同的物料设置不同的长度,没有必要为了统一而把一些无用的编码加入其中。如企业某种物料的编码至少要11码,而有的物料只需要9码,则为了追求统一,把这种物料的编码加入两位没用的编码,而达到11码时,是没有必要的。


4、同类产品编码务求统一。对于同一种产品的编码,长度最好一致,这主要是出现在流水码的问题上。如把01简写成1等,这些做法不是很合适。因为若长度一致的话,可以一目了然的发现一些简单的错误,如漏写一码等明显错误。


九、应有防错功能。


各位对于身份证号码应该都比较熟悉,如身份证号码339005197805051818,18位为效验位(识别码),通过复杂公式算出,普遍采用计算机自动生成。所以,在编码时,最好也能够具有自动防错功能。


1、能够根据类别等信息,自动判断物料编码的生成是否符合规则。这一般都是根据系统的功能加以区分。如把一材料分为零件、钢制品、螺丝大中小三类,分别为L、G、L代表,则人工输入编码后,系统就会帮助用户判断该材料的大中小类别分别是什么,提醒用户输入是否准确。


2、另外一种方法,就是根据身份证一样,只要用户按照前面的信息输入相关的内容,ERP系统就会根据某种算法,生成一个校验码,并依附在原由的编码后面,以保证物料编码的准确性。


ERP系统为什么要提供这个功能来保证物料编码的准确性呢?为什么其他的内容没有这个功能呢?其实很简单,因为他们都深刻了解物料编码准确性,对于ERP系统来说,是多么的重要。


十、应容易记忆。


物料编码是用来做什么的?是用来帮助用户快速的查找物料的,若用户不知道该编码代表什么产品、代表哪类产品,那物料编码也就失去了其意义。


所以,物料编码在编写时,要考虑其如何才能快速被用户了解并被他们接受。


利用英文字母或者拼音字母结合阿拉伯数字使用,即方便记忆、理解,输入又比较方便。


十一、对于原先的编码,若发现问题时,要坚决抛弃。


在企业上ERP系统前,或多或少都有了自己的编码体制。但是,这些编码体制很多都是不符合信息化系统的要求的,或者说,不符合编码的原则。如对于同一种物料,不同的供应商就按不同的编码来管理;物料全部按流水号进行编写,没有分类,连最基本的原材料跟成品都没有区分,难以记忆;而因为没有通过信息化软件进行管理,导致的问题就是无法保证现有的物料编码都是准确的,如一物二码、二物一码的情况都存在,为此,企业要特别注意,即使企业已经拥有编码体系,对物料编码也要进行一一梳理,一一核对其准确性。这么做,虽然比较花时间,但是,确是比较值得的。


更糟糕的是,在ERP实施时,他们不听顾问的建议,对物料进行重新编码;而认为重新编码要花费太多的时间跟精力,没有人愿意做这件事情,宁可让这些错误存在,也不愿意花力气去重新整理。


当这套编码原封不动的用到ERP系统中后,结果就可以遇见了。最后没办法,只好全部返工,重新修改了编码原则,并按新的编码原则对物料进行编码。


十二、兼容性。


建立本公司的物料编码与主要客户、重要供应商的编码的对照关系,可以自由查询、对照;为EDI及供应链协同建立桥梁。

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