如何快速判断供应商的能力

初次拜访是供应商开发流程中的一个可选环节,是在正式审核前的预审核。往往是由采购单独到新供应商处走访,以便决定是否启动正式审核。

想要高效完成初次拜访,需要采购在短时间内通过蛛丝马迹对供应商的能力做出判断。采购可以学习“望闻问切“的方法快速有效完成对供应商的能力评估。

望闻问切是来自中医的术语,是指中医给病人问诊的四种手段。把它应用到供应商的初次拜访中,是指采购通过望-调查,闻-倾听,问-询问和切-审查,把供应商的方方面面了解清楚,在最短的时间内,对供应商的综合能力做出判断,决定是否进行正式审核。

对供应商的调查环节当采购进入一家供应商的办公室时,在第一刻感受到的氛围就代表了供应商的状态。例如,你看到公司员工年龄普遍偏大,工作节奏较慢,这种公司往往是国企改制过来,员工技能不足,薪资对年轻人没有吸引力。对于这种企业,你不要期待他们能做出高技术产品。还有一种情况,就是这家企业的员工都很年轻,且学历普遍不高。这说明这家企业的待遇不高,招不到有经验的人。对于这种企业,在工作出错的情况下就需要客户帮他们解决。较好的情况是,供应商的员工的年龄结构和学历分布合理,办公室朝气蓬勃,员工有说有笑,跟采购对口的销售和工程师们表达能力强、知识过硬、对企业忠诚。这种供应商是要重点培养的。

倾听环节,采购在跟供应商的任何人接触的过程中都要少说多听。例如,采购在跟销售人员接触的过程中,多听听他对行业和自己公司的评价,能够得知供应商对你公司的重视程度以及供应商存在的问题; 在跟供应商老板的接触过程中,倾听企业的战略和规划,了解他们的业务方向和在行业中的地位。很多时候,来接送采购的司机会说出公司的很多实情,如薪资水平,人员的流动性,公司的财务状况,企业存在的主要矛盾和老板的真实想法。有的时候,采购遇到八卦的保安也能听到供应商的内幕。

在采购进入供应商公司或工厂后,要进行第三项询问采购要学会对不同级别和岗位的员工进行不同的提问。例如,对于工人,采购要关心他的技能水平以及是否接受了足够的培训,确保能够胜任工作。对于你的产品的特殊要求,他是否知道,怎么知道的。如果工人的回答不好,采购不要过多的询问工人,而是把问题记录下来询问工程师。在工程师层面,采购要多问为什么,考察工程师是否受过基本的培训,如5W2H、8D分析,是否有足够的分析问题和解决问题的能力。在采购向供应商高层反馈问题时,要避免指名道姓谈到某个员工的错误,要把问题点总结出来,从流程,文件管理以及培训的角度给到供应商反馈和建议。

第四环节审查,这是最考验采购的经验和水平的环节。因为很多供应商都有一套应答措施,通过预先的准备,使得很多存在的问题不容易被客户发现。所以笔者重点讲述审核的四个实战点

1、要到现场查看供应商的产能

采购首先要查看在制品的数量,如果在制品堆满了车间,所有设备都开着,工人三班倒,说明该供应商产能饱和,这时采购要考虑是否把近期的项目给供应商。因为一旦产品增量,供应商可能生产不过来;相反,如果供应商的车间在制品很少,工人不倒班,甚至很多设备停机,这说明供应商极为饥饿,此时采购只要满足供应商的成本价,供应商就能接单。

2、审查供应商的管理文件时,要看多个案例

供应商一般会拿出预先准备好的一套精美完整的案例给到所有客户审查,如果你发现该案例体现的管理水平超出供应商的实际管理水平,可以向供应商索要最近的案例或者上一年度的某个部件的管理案例,从中考察供应商真正的项目管理能力和变更管理能力。

3、审查文件要看三个细节

(1)所有单据是否有合理的版本号。如果没有,说明供应商没有管理好文件;

(2)查看所有签字栏,如部门经理栏是否签字了。如果没有,说明供应商的执行力有问题;

(3)一段时期内签字的人名、笔迹和笔的颜色是否合理,如果完全一样就有代替签字或者候补签字的嫌疑,说明供应商有诚信问题。

4、为了在最短时间内了解供应商的最大能力和诚信度,采购可以故意设置超难题。什么意思呢?例如采购明知供应商的设备极限是钻0.1mm的孔,你故意问供应商0.05mm的孔能不能钻。如果供应商诚实的回答说不能,说明供应商是有专业性的,对自己的定位清晰,只做有把握的产品,在这种情况下采购可以放心与该供应商合作;如果供应商说什么都能做,说明他不够诚信,或者不懂自己的工艺能力,是不可靠的供应商,最好远离。

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