好文:供应商管理办法

为进一步规范河公司(以下简称公司)工程、物资、服务供应商的管理,强化供应商准入、评价,完善供应商评价体系,维护公司合法权益,依据公司《招投标管理办法(试行)》《非招标形式采购管理办法(试行)》和其他相关法律法规,结合公司实际,特制定本办法。

2 适用范围

本办法适用于公司、公司全资及控股子公司和有实际控制权的公司范围内所有的工程、物资和服务采购业务供应商的全过程闭环管理。

3 术语及定义

3.1 供应商:指向公司提供商品或相应服务的企业,包括制造商、代理商和施工方;

3.2 代理商:指制造生产企业授权的在一定区域销售其部分产品或服务的供应商;

3.3 合格供应商:是指社会上具备资质及履约能力,通过一定程序评价,并经各级管理部门审批合格进入公司,可向公司提供符合质量、技术要求的产品和服务的供应商;

3.4 潜在供应商:是指有能力向公司提供符合技术规范要求的货物、工程或服务,但不在公司供应商库内的投标供应商。

4 职责

公司运营改善部为公司供应商管理的综合管理部门,下设招投标管理办公室(以下简称招标办),负责供应商的日常管理工作。

4.1 运营改善部职责

4.1.1 制(修)订供应商管理相关制度;

4.1.2 收录公司供应商信息;

4.1.3 建立公司供应商信息库,并对在库供应商进行动态管理;

4.1.4 负责供应商档案管理;

4.1.5 组织对供应商的月度和年度评价;

4.1.6 负责处理供应商的质疑和投诉;

4.1.7 供应商管理相关的其它业务。

4.2 采购主责部门职责

4.2.1 贯彻落实公司《供应商管理办法(试行)》;

4.2.2 供应商入库推荐和资质审核;

4.2.3 负责在库供应商的考评和日常监督;

4.2.4 协助招标办收录供应商信息。

4.3 采购需求单位职责

4.3.1 向采购主责部门推荐供应商;

4.3.2 参与对供应商履约情况的评价,并提出建议。

4.4 其他相关部门职责

4.4.1 审计处:审计过程中发现有违反《供应商管理办法(试行)》的情况,及时反馈给公司招标办。

4.4.2 法律事务部:负责收集与公司产生重大经济纠纷且进行恶意诉讼的供应商信息,通报涉案单位,并及时反馈给公司招标办。



5 管理内容及要求

5.1 管理原则

坚持荐优用优、准入审批、动态维护、资源共享,公平、公正、公开,制造商为主的原则。

5.2 供应商评级

5.2.1 评级原则:根据供应商企业情况、质量情况、合同履行情况、服务情况等,依据各部门对供应商的入库评分,对供应商进行分级(附件1);并结合年度评价结果对供应商实行动态管理;

5.2.2 各主责部门制定详细的供应商入库评分标准,报招标办审核后执行。

5.3 供应商库建立与维护

对供应商实行入库管理制度,采购活动优先从供应商库中选择入围供应商。

5.3.1 供应商入库应符合以下基本条件

5.3.1.1 资质符合要求;

5.3.1.2 遵守国家法律法规,在以往与公司各单位业务往来中没有违规违约记录;

5.3.1.3 具有满足履行合同要求的生产经营场所、设施、设备以及相关资质;

5.3.1.4 财务核算规范,具有良好的资金实力和财务状况;

5.3.1.5 特殊行业和特种设备具有相关部门核发的资格证书;

5.3.1.6 代理商的要求

a. 国内制造商所授权区域级别为地市及以上级别的代理(针对公司或集团范围的授权视为代理商);

b. 进口品牌国外公司授权的代理商;

c. 授权期限起始时间及授权内容应明确,有授权人签字(国内代理商需加盖授权单位行政章)。



5.3.2 供应商入库流程(附件8)

5.3.2.1 推荐

a. 采购主责部门推荐供应商时,收集供应商资质资料并填写《供应商新增申请表》(附件2);

b. 需求部门推荐供应商时,收集供应商资质资料并填写《供应商新增申请表》,报采购主责部门审核。

5.3.2.2 资质审核

采购主责部门对拟推荐供应商进行资格审核,具体包括:

a. 营业执照:具体审查企业名称、成立日期、有效期限、经营范围、注册资本和年检情况等(三证合一的还要审查统一社会信用代码,而不再审查税务登记证和组织机构代码证);

b. 税务登记证:具体审查登记时间、经营范围、是否为增值税一般纳税人等;

c. 组织机构代码证:具体审查有效期限和年检情况等;

d. 生产许可证:列入《全国工业产品生产许可证发证产品目录》的产品,应对生产许可证证件、有效期限、产品名称一致性等进行审查;

e.必须具有的相关强制性认证及资质(如MA证、特种制造许可证、防爆产品合格证、计量器具制造许可证、3C认证等)原件及复印件(加盖公章),具体审查有效期限、产品名称等信息;

f. 生产能力、技术装备水平,产品执行标准、专利证书和市场业绩;

g. 产品代理授权书:审查其手续是否符合法律规定,是否有效,从事专卖销售和代理销售的供应商需提供生产厂家或销售总代理所提供的书面授权及委托证明文件;

h. 兼有安装、维检业务的供应商提供国家有关部门认可的安装、维检资质证明;

i. 其他必要证件:对产品质量有特殊要求的,根据行业和产品个性化要求提供。

5.3.2.3 采购主责部门负责组织对供应商进行评议,如有需要,采购主责部门组织相关部门人员对供应商进行实地考察,考察报告应按统一格式书写(附件3);

5.3.2.4 资质审核结束后,将审批后的《供应商新增申请表》及供应商资质资料报招标办;

5.3.2.5 招标办审核通过统一办理入库手续。

5.3.3 潜在供应商入库

5.3.3.1 需求单位或采购主责部门收集该潜在供应商资质资料报采购主责部门审核;



5.3.3.2 审核通过后,可参与当次采购活动;

5.3.3.3 填写《供应商新增申请表》,连同资质资料报招标办;

5.3.3.4 招标办审核通过办理入库手续。

5.3.4 代理商入库

采购主责部门审核后,再履行供应商入库程序。

5.3.5 供应商库维护

对供应商库实行动态维护,待现有供应商入库后,可随时推荐新的供应商;当出现供应商信息变化或数据需要维护时,填写《供应商变更申请表》(附件4)、《供应商扩充视图申请表》(附件5)。

5.3.6 在库供应商的选用

5.3.6.1 供应商选用原则

a. 拟推荐供应商接受我方采购邀请,并能按要求积极响应;

b. 同一采购项目受邀供应商原则上应为行业内同档次供应商;

c. 优先从供应商库中选取供应商,确保具有可追溯性;

d. 采购时原则上选用生产制造企业,但供应商采用的销售模式属于完全授权代理模式,没有其他销售模式存在的特殊情况除外。

5.3.6.2 供应商选用流程

a. 需求单位、采购主责部门结合实际情况,从供应商库中择优选取拟邀请供应商;

b. 采购主责部门进行确认;

c. 在库供应商不能满足需要时,可推荐潜在供应商,由采购主责部门审核供应商资质资料,合格的可参与当次采购活动。

5.3.7 在库供应商的基本权利和义务

5.3.7.1 在参与采购过程中遭遇不公正待遇,或受到不公正评价后,有权向招标办提出质疑或投诉;

5.3.7.2 有权向监督部门举报公司范围内采购过程中存在的营私舞弊行为;

5.3.7.3 接受公司相关部门和人员对产品质量、价格、服务等方面的咨询;

5.3.7.4 以诚信的原则参与公司采购活动;

5.3.7.5 业务合作中不串通其他供应商哄抬价格,牟取利益;

5.3.7.6 按规定与采购单位签订合同,履行合同承诺;

5.3.7.7 严格执行合同条款,不断提高产品质量和服务水平;

5.3.7.8 及时向采购主责部门通报企业重大变更情况,如企业重组、更名、迁址等。



5.3.8 供应商评价

5.3.8.1 评价程序

对供应商的评价采取日常评价与月度、年度评价相结合的方式。

a. 需求部门、采购主责部门根据供应商参与采购活动和履约情况,按照评价内容(附件6)进行日常评价;

b. 需求部门、采购主责部门根据对供应商的日常评价情况,于每月5日前将《供应商月度评价汇总表》(附件7)报招标办;

c. 采购主责部门根据供应商履约情况,按相应合同条款执行;

d. 每年年终,招标办组织需求部门、采购主责部门、价委会等相关部门对供应商进行年度评价;

e. 招标办根据月度年度评价结果,随时按照5.3.8.2的规定做出相应处理。

5.3.8.2 评价结果处理

a. 评价结果出现附件6评价内容中1至3中任意一条,在供应商分级评价中减5分,且一年之内,不再邀请该供应商参与公司采购活动;

b. 评价结果出现附件6评价内容中4至7中任意一条,在供应商分级评价中减10分,且三年之内,不再邀请该供应商参与公司采购活动;

c. 评价结果出现附件6评价内容中8至17中任意一条,在供应商分级评价中直接降为D级供应商,且不再邀请该供应商参与公司采购活动;

d. 评价结果出现附件6评价内容中18至20中任意一条,在供应商分级评价中加5分;

e. 评价结果出现附件6评价内容以外情况,由招标办视情况进行处理。

6 考核

6.1 对于容忍、纵容供应商不良行为,或知晓后而未及时反馈,无论是否给公司造成经济损失或不良影响的单位或个人,均按照公司相关规定严肃处理;

6.2 发现在供应商入库、选用、审核、评价等环节中,存在玩忽职守、徇私舞弊、弄虚作假、吃拿卡要等行为,视情节对相关单位或个人给予相应处罚,构成犯罪的,移送司法机关处理。

7 附则

7.1 本办法由运营改善部起草并负责解释。

7.2 本办法自下发之日起执行,原《供应商禁入管理规定》同时废止。

7.3 合金料、冶金辅料、耐火材料等工艺消耗性原材料的供应商选用暂执行《原材料管理办法》中的相关条例。

8 产生的记录

8.1 供应商新增申请表

8.2 关于 (供应商名称)的考察报告

8.3 供应商变更申请表

8.4 供应商扩充视图申请表

8.5 供应商评价汇总表


附件1:


供应商

为进一步规范河公司(以下简称公司)工程、物资、服务供应商的管理,强化供应商准入、评价,完善供应商评价体系,维护公司合法权益,依据公司《招投标管理办法(试行)》《非招标形式采购管理办法(试行)》和其他相关法律法规,结合公司实际,特制定本办法。

2 适用范围

本办法适用于公司、公司全资及控股子公司和有实际控制权的公司范围内所有的工程、物资和服务采购业务供应商的全过程闭环管理。

3 术语及定义

3.1 供应商:指向公司提供商品或相应服务的企业,包括制造商、代理商和施工方;

3.2 代理商:指制造生产企业授权的在一定区域销售其部分产品或服务的供应商;

3.3 合格供应商:是指社会上具备资质及履约能力,通过一定程序评价,并经各级管理部门审批合格进入公司,可向公司提供符合质量、技术要求的产品和服务的供应商;

3.4 潜在供应商:是指有能力向公司提供符合技术规范要求的货物、工程或服务,但不在公司供应商库内的投标供应商。

4 职责

公司运营改善部为公司供应商管理的综合管理部门,下设招投标管理办公室(以下简称招标办),负责供应商的日常管理工作。

4.1 运营改善部职责

4.1.1 制(修)订供应商管理相关制度;

4.1.2 收录公司供应商信息;

4.1.3 建立公司供应商信息库,并对在库供应商进行动态管理;

4.1.4 负责供应商档案管理;

4.1.5 组织对供应商的月度和年度评价;

4.1.6 负责处理供应商的质疑和投诉;

4.1.7 供应商管理相关的其它业务。

4.2 采购主责部门职责

4.2.1 贯彻落实公司《供应商管理办法(试行)》;

4.2.2 供应商入库推荐和资质审核;

4.2.3 负责在库供应商的考评和日常监督;

4.2.4 协助招标办收录供应商信息。

4.3 采购需求单位职责

4.3.1 向采购主责部门推荐供应商;

4.3.2 参与对供应商履约情况的评价,并提出建议。

4.4 其他相关部门职责

4.4.1 审计处:审计过程中发现有违反《供应商管理办法(试行)》的情况,及时反馈给公司招标办。

4.4.2 法律事务部:负责收集与公司产生重大经济纠纷且进行恶意诉讼的供应商信息,通报涉案单位,并及时反馈给公司招标办。



5 管理内容及要求

5.1 管理原则

坚持荐优用优、准入审批、动态维护、资源共享,公平、公正、公开,制造商为主的原则。

5.2 供应商评级

5.2.1 评级原则:根据供应商企业情况、质量情况、合同履行情况、服务情况等,依据各部门对供应商的入库评分,对供应商进行分级(附件1);并结合年度评价结果对供应商实行动态管理;

5.2.2 各主责部门制定详细的供应商入库评分标准,报招标办审核后执行。

5.3 供应商库建立与维护

对供应商实行入库管理制度,采购活动优先从供应商库中选择入围供应商。

5.3.1 供应商入库应符合以下基本条件

5.3.1.1 资质符合要求;

5.3.1.2 遵守国家法律法规,在以往与公司各单位业务往来中没有违规违约记录;

5.3.1.3 具有满足履行合同要求的生产经营场所、设施、设备以及相关资质;

5.3.1.4 财务核算规范,具有良好的资金实力和财务状况;

5.3.1.5 特殊行业和特种设备具有相关部门核发的资格证书;

5.3.1.6 代理商的要求

a. 国内制造商所授权区域级别为地市及以上级别的代理(针对公司或集团范围的授权视为代理商);

b. 进口品牌国外公司授权的代理商;

c. 授权期限起始时间及授权内容应明确,有授权人签字(国内代理商需加盖授权单位行政章)。



5.3.2 供应商入库流程(附件8)

5.3.2.1 推荐

a. 采购主责部门推荐供应商时,收集供应商资质资料并填写《供应商新增申请表》(附件2);

b. 需求部门推荐供应商时,收集供应商资质资料并填写《供应商新增申请表》,报采购主责部门审核。

5.3.2.2 资质审核

采购主责部门对拟推荐供应商进行资格审核,具体包括:

a. 营业执照:具体审查企业名称、成立日期、有效期限、经营范围、注册资本和年检情况等(三证合一的还要审查统一社会信用代码,而不再审查税务登记证和组织机构代码证);

b. 税务登记证:具体审查登记时间、经营范围、是否为增值税一般纳税人等;

c. 组织机构代码证:具体审查有效期限和年检情况等;

d. 生产许可证:列入《全国工业产品生产许可证发证产品目录》的产品,应对生产许可证证件、有效期限、产品名称一致性等进行审查;

e.必须具有的相关强制性认证及资质(如MA证、特种制造许可证、防爆产品合格证、计量器具制造许可证、3C认证等)原件及复印件(加盖公章),具体审查有效期限、产品名称等信息;

f. 生产能力、技术装备水平,产品执行标准、专利证书和市场业绩;

g. 产品代理授权书:审查其手续是否符合法律规定,是否有效,从事专卖销售和代理销售的供应商需提供生产厂家或销售总代理所提供的书面授权及委托证明文件;

h. 兼有安装、维检业务的供应商提供国家有关部门认可的安装、维检资质证明;

i. 其他必要证件:对产品质量有特殊要求的,根据行业和产品个性化要求提供。

5.3.2.3 采购主责部门负责组织对供应商进行评议,如有需要,采购主责部门组织相关部门人员对供应商进行实地考察,考察报告应按统一格式书写(附件3);

5.3.2.4 资质审核结束后,将审批后的《供应商新增申请表》及供应商资质资料报招标办;

5.3.2.5 招标办审核通过统一办理入库手续。

5.3.3 潜在供应商入库

5.3.3.1 需求单位或采购主责部门收集该潜在供应商资质资料报采购主责部门审核;



5.3.3.2 审核通过后,可参与当次采购活动;

5.3.3.3 填写《供应商新增申请表》,连同资质资料报招标办;

5.3.3.4 招标办审核通过办理入库手续。

5.3.4 代理商入库

采购主责部门审核后,再履行供应商入库程序。

5.3.5 供应商库维护

对供应商库实行动态维护,待现有供应商入库后,可随时推荐新的供应商;当出现供应商信息变化或数据需要维护时,填写《供应商变更申请表》(附件4)、《供应商扩充视图申请表》(附件5)。

5.3.6 在库供应商的选用

5.3.6.1 供应商选用原则

a. 拟推荐供应商接受我方采购邀请,并能按要求积极响应;

b. 同一采购项目受邀供应商原则上应为行业内同档次供应商;

c. 优先从供应商库中选取供应商,确保具有可追溯性;

d. 采购时原则上选用生产制造企业,但供应商采用的销售模式属于完全授权代理模式,没有其他销售模式存在的特殊情况除外。

5.3.6.2 供应商选用流程

a. 需求单位、采购主责部门结合实际情况,从供应商库中择优选取拟邀请供应商;

b. 采购主责部门进行确认;

c. 在库供应商不能满足需要时,可推荐潜在供应商,由采购主责部门审核供应商资质资料,合格的可参与当次采购活动。

5.3.7 在库供应商的基本权利和义务

5.3.7.1 在参与采购过程中遭遇不公正待遇,或受到不公正评价后,有权向招标办提出质疑或投诉;

5.3.7.2 有权向监督部门举报公司范围内采购过程中存在的营私舞弊行为;

5.3.7.3 接受公司相关部门和人员对产品质量、价格、服务等方面的咨询;

5.3.7.4 以诚信的原则参与公司采购活动;

5.3.7.5 业务合作中不串通其他供应商哄抬价格,牟取利益;

5.3.7.6 按规定与采购单位签订合同,履行合同承诺;

5.3.7.7 严格执行合同条款,不断提高产品质量和服务水平;

5.3.7.8 及时向采购主责部门通报企业重大变更情况,如企业重组、更名、迁址等。



5.3.8 供应商评价

5.3.8.1 评价程序

对供应商的评价采取日常评价与月度、年度评价相结合的方式。

a. 需求部门、采购主责部门根据供应商参与采购活动和履约情况,按照评价内容(附件6)进行日常评价;

b. 需求部门、采购主责部门根据对供应商的日常评价情况,于每月5日前将《供应商月度评价汇总表》(附件7)报招标办;

c. 采购主责部门根据供应商履约情况,按相应合同条款执行;

d. 每年年终,招标办组织需求部门、采购主责部门、价委会等相关部门对供应商进行年度评价;

e. 招标办根据月度年度评价结果,随时按照5.3.8.2的规定做出相应处理。

5.3.8.2 评价结果处理

a. 评价结果出现附件6评价内容中1至3中任意一条,在供应商分级评价中减5分,且一年之内,不再邀请该供应商参与公司采购活动;

b. 评价结果出现附件6评价内容中4至7中任意一条,在供应商分级评价中减10分,且三年之内,不再邀请该供应商参与公司采购活动;

c. 评价结果出现附件6评价内容中8至17中任意一条,在供应商分级评价中直接降为D级供应商,且不再邀请该供应商参与公司采购活动;

d. 评价结果出现附件6评价内容中18至20中任意一条,在供应商分级评价中加5分;

e. 评价结果出现附件6评价内容以外情况,由招标办视情况进行处理。

6 考核

6.1 对于容忍、纵容供应商不良行为,或知晓后而未及时反馈,无论是否给公司造成经济损失或不良影响的单位或个人,均按照公司相关规定严肃处理;

6.2 发现在供应商入库、选用、审核、评价等环节中,存在玩忽职守、徇私舞弊、弄虚作假、吃拿卡要等行为,视情节对相关单位或个人给予相应处罚,构成犯罪的,移送司法机关处理。

7 附则

7.1 本办法由运营改善部起草并负责解释。

7.2 本办法自下发之日起执行,原《供应商禁入管理规定》同时废止。

7.3 合金料、冶金辅料、耐火材料等工艺消耗性原材料的供应商选用暂执行《原材料管理办法》中的相关条例。

8 产生的记录

8.1 供应商新增申请表

8.2 关于 (供应商名称)的考察报告

8.3 供应商变更申请表

8.4 供应商扩充视图申请表

8.5 供应商评价汇总表


附件1:

备注:1.需求部门填写时,“需求单位”列不填。

2.“评价结果”列按照“供应商评价内容”填写。

3.“其他评价”列作为补充项根据实际情况填写。


附件4:

供应商入库流程图

供应商管理
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